Declaración de Privacidad y Cookies

1. Introducción

En FRISS valoramos su privacidad y hacemos todo lo que está a nuestro alcance para proteger sus datos y para que usted pueda controlar los datos que ha compartido con nosotros.

Como la confianza es la piedra angular de nuestra misión comercial, en FRISS nos comprometemos a conservar su confianza protegiendo adecuadamente los datos personales que nos ha confiado, que recopilamos y utilizamos en nuestra organización. Tenemos una custodia temporal de sus datos personales y tenemos el deber de cuidarlos.

Nuestro objetivo es informarle a usted y a sus clientes sobre cómo le aseguramos su privacidad y la de sus clientes. Somos un proveedor de Software como Servicios (SaaS) y realizamos el procesamiento de datos para brindarle los servicios que nuestros clientes necesitan para proporcionar un seguro honesto. La intención de esta política de privacidad es informarle acerca de los datos que recopilamos, porqué los recolectamos y cómo nos aseguramos de que se encuentren seguros.

Esta versión del aviso de privacidad se ha actualizado el 22/09/2020.

1.1 Acerca de FRISS

FRISS es una plataforma SaaS que le permite a nuestros clientes evaluar a sus solicitantes y a los clientes ante un riesgo de fraude o sobre una investigación de fraude en curso. Brindamos nuestros servicios a nivel mundial y nuestros clientes son, generalmente, aseguradoras, proveedores de contrato de arrendamiento y bancos hipotecarios que integran nuestros servicios a sus negocios.

Únicamente solicitamos datos personales con fines comerciales o para proporcionarle información relevante. Ya sea que se suscriba a nuestro boletín informativo o que celebre un contrato de servicio, usted suministra sus datos personales para un fin determinado. Cuando sea aplicable, le daremos la opción de aceptar explícitamente la recopilación, el uso, la divulgación y el intercambio de la información que ha proporcionado, es decir, mediante el boletín informativo o las cookies. Esto incluso aplica cuando usted está viendo nuestra página web al gestionar sus preferencias sobre las cookies. Usted puede revisar sus datos personales y cambiar su configuración en cualquier momento poniéndose en contacto con nuestra oficina. Si necesitamos sus datos para celebrar un contrato, recopilaremos la menor cantidad de datos necesarios.

En este documento se mencionarán varios roles y responsabilidades. A continuación, se presenta un breve resumen de las diferentes funciones y responsabilidades que influyen en el procesamiento de datos.

Un Controlador es la empresa que recibe los datos personales de un individuo (o sujeto de datos). El Controlador determina el propósito de los datos personales (por ejemplo, para recibir información importante o para el envío de las facturas) y es responsable por el manejo correcto de los datos recibidos.

Un Procesador es la compañía que proporciona parte del servicio del Controlador y necesita contar con datos personales específicos provistos por el Controlador para lograrlo. Por ejemplo, cuando uno de nuestros clientes envía una póliza de seguro para que FRISS realice los controles, podríamos necesitar datos personales como el nombre y la información del vehículo para cumplir con el servicio. El Procesador, en este caso FRISS, sólo procesa datos personales siguiendo las instrucciones del Controlador. No se utilizan estos datos para ningún otro propósito que el servicio solicitado por su aseguradora (el Controlador).

Dependiendo de su relación con FRISS, podemos ser tanto el Controlador como el Procesador. Si tiene cualquier duda sobre estos términos o preguntas más generales acerca de cómo manejamos sus datos, puede contactarnos en privacy@friss.com o envíe una consulta escrita a:

FRISS | fraude, mitigación del riesgo y cumplimiento normativo
A la atención de/de la Oficial de Protección de Datos
Orteliuslaan 15
3528 BA Utrecht
Países Bajos

FRISS y sus subsidiarias

El procesador principal, y por lo tanto el controlador, de sus datos es FRISS fraudebestrijding B.V. A veces puede ser necesario que sus datos sean procesados por una de nuestras subsidiarias, las cuales solo procesarán datos si es necesario y solo para el fin para el que fueron recopilados originalmente.

Todos los datos personales que procesamos se obtuvieron legalmente y con un fundamento jurídico. El propósito de la información que recopilamos es para que podamos seguir realizando y ampliando nuestro negocio habitual y para que usted pueda utilizar nuestros servicios. Los datos personales también pueden ayudarnos a mejorar nuestros productos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

1.2. Propósito del procesamiento de datos

Existen varios lugares en nuestro sitio web donde usted puede completar sus datos (personales). A continuación, vamos a explicar los propósitos de las distintas instancias de procesamiento de datos.

Al completar el formulario de contacto o al enviar un correo electrónico
Si completa el formulario de contacto en nuestro sitio web o nos envía un correo electrónico, sólo utilizaremos los datos (personales) que proporcione para el propósito o los propósitos que el formulario de contacto o el correo electrónico indican.

Formulario de descarga
Si descarga archivos en nuestro sitio web (tales como libros electrónicos, informes técnicos o documento), utilizamos los datos (personales) que proporcione para uno o más de los siguientes propósitos:

• para el cumplimiento de una solicitud, por ejemplo, para enviarle el libro electrónico, documento o informe que ha elegido;
• para contactarlo, por ejemplo, por teléfono o por escrito.

Boletín de noticias
Si completa el formulario de solicitud para el boletín en nuestro sitio web, sus datos (personales) se utilizarán para enviarle el boletín de noticias. Cada boletín contiene un hipervínculo al final del documento mediante la cual puede cancelar la suscripción.

Además de los datos personales que usted mismo suministra a FRISS, FRISS puede recoger, registrar y procesar de datos adicionales (personales) si utiliza los servicios (web) de FRISS. Esto se refiere a los siguientes datos personales:

• datos de los equipos usados, como un identificador de dispositivo único, versión del sistema operativo y configuración del dispositivo que utiliza para acceder a un servicio;
• información sobre el uso de un servicio, como el momento en que usted utiliza el servicio y el tipo de servicio que se utiliza;
• detalles de su dispositivo o derivados de su dirección IP que nos proporcione cuando utiliza un servicio particular;
• datos disponibles de fuentes externas. Podemos recibir información de fuentes públicas o disponibles en el mercado.

1.3. Período de retención de datos personales

Conservamos los Datos personales no más de lo estrictamente necesario para los fines para los que se procesan los datos personales, o el tiempo que sea necesario por la ley aplicable, como las leyes sobre el archivo de datos.

1.4. Intercambio de datos

El desempeño de una tarea legal puede significar que FRISS comparta datos, incluidos datos personales, con otros. Esto puede ser con subprocesadores (véase el párrafo 1.12 Listas de subprocesadores aprobados) y también con auditores. Siempre que sea necesario, nos aseguraremos de que solo se comparta la menor cantidad de datos que sea posible. Si es necesario o es posible, le informaremos directa o indirectamente sobre dicho intercambio de datos.

1.5. Transferencia internacional de datos

En vista del comercio y la cooperación internacionales, es esencial poder transmitir también datos a otros países, también a los que están fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).

Siempre que esto suceda, FRISS toma medidas para asegurarse de que sus datos están protegidos.

En primer lugar, la propia transferencia de datos debe ser legal. Esto puede basarse en su consentimiento, o en cualquiera de las razones de autorización adicionales como se menciona en el Art. 6 del RGPD (es decir, en el cumplimiento de un contrato). En segundo lugar, comprobamos si se permite o no la transferencia al tercer país.  Hay terceros países seguros e inseguros. Los terceros países seguros son aquellos para los que la Comisión Europea ha confirmado un nivel adecuado de protección de datos.

Si no existe un nivel adecuado de protección de datos para un país, existen otras opciones para garantizar que los datos personales estarán suficientemente protegidos por el destinatario. Utilizaremos la técnica adecuada para garantizar la protección de sus datos para las transferencias de datos dentro de un Grupo a través de las llamadas «normas corporativas vinculantes».

En cuanto a la transferencia internacional de datos a los Estados Unidos, a partir del 16 de julio de 2020, el acuerdo “Escudo de la Privacidad Unión Europea-Estados Unidos” (Privacy Shield) se declara inválido. Por lo tanto, este ya no puede utilizarse para la transferencia internacional entre la UE y los Estados Unidos.  Las transferencias de datos a los EE.UU. requieren otras garantías, de acuerdo con el Art. 44 y ss. GDPR, para crear un nivel adecuado de protección de datos.

1.6. Informar a los interesados

FRISS informa a los interesados en principio cuando procesarán sus datos, véase Art. 13 y Art. 14 REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (GDPR)

1.7. Seguridad de datos

FRISS respeta su privacidad y garantiza que los datos personales son tratados de manera confidencial y con el máximo cuidado. Todos los datos (personales) procesados se encuentran almacenados de manera segura. Estos datos sólo son accesibles para los empleados de FRISS, o nuestros asociados de confianza, en la medida en que este acceso se requiere en virtud de su puesto. FRISS hace todo lo posible para garantizar que estos sistemas no generen un perjuicio y para evitar cualquier forma de uso o procesamiento ilegal.

1.8. ¿Dónde procesamos sus datos?

Como una empresa global, basada en la nube, nuestro uso de internet implica casi siempre la transmisión internacional de datos personales, tanto dentro como fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En el caso de que FRISS actúe como Procesador, y el Controlador utilice nuestros servicios desde fuera del EEE, la legalidad, competencia y responsabilidad se transfieren al Controlador.

Para nuestras actividades comerciales en Europa, tanto como Procesador como Controlador, hacemos nuestro mejor esfuerzo para probar y seleccionar proveedores dentro del EEE. Si no podemos encontrar un Procesador adecuado en el EEE, nos encargamos de asegurar que nuestros socios fuera del EEE cuenten con suficientes garantías y medidas de seguridad para manejar y proteger sus datos adecuadamente. Si tratamos con operadores móviles internacionales u otras empresas, siempre hacemos que contractualmente acuerden la protección de datos para asegurar los derechos y libertades de todos los individuos, dentro y fuera de la Unión Europea y garantizar el cumplimiento del Registro General de Protección de Datos.

1.9. Provisión de datos (personales) a terceros

Nunca se suministrarán sus datos (personales) a terceros sin su consentimiento a menos que tengamos la obligación de hacerlo conforme a leyes o normativas o que usted lo haya autorizado.

1.10. Ejercicio de sus derechos como el propietario de los datos

Recogemos sus datos para asegurarnos de que sólo nos ponemos en contacto con aquellos que se benefician de nuestros servicios. Como propietario de los datos, usted siempre permanece en el control de su información y, en cualquier momento, puede indicarnos qué datos debemos procesar. En caso de que procesemos sus datos en nombre de uno de nuestros clientes o de otro Controlador, lea la sección ‘FRISS como Procesador’.

El derecho de acceso Art. 15: Usted tiene derecho a solicitar a FRISS copias de sus datos personales, bajo ciertas condiciones.

El derecho a la rectificación Art. 16: Usted tiene derecho a solicitar que FRISS corrija cualquier información que crea que es inexacta. También tiene derecho a solicitar a FRISS que complete la información que cree que está incompleta.

El derecho de supresión (‘derecho al olvido’) Art. 17: Usted tiene derecho a solicitar que FRISS borre sus datos personales, bajo ciertas condiciones.

El derecho a restringir el procesamiento Art. 18: Usted tiene derecho a solicitar que FRISS restrinja el procesamiento de sus datos personales, bajo ciertas condiciones.

El derecho a la portabilidad de datos Art. 20: Usted tiene derecho a solicitar que FRISS transfiera los datos que hemos recopilado a otra organización, o directamente a usted, bajo ciertas condiciones.

El derecho a oponerse al procesamiento Art. 21: Usted tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales por parte de FRISS, bajo ciertas condiciones.

El derecho a no estar sujeto a una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (Art. 22): usted tiene derecho a no estar sujeto a una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos que lo/la afecten de manera significativa, en determinadas condiciones. Puede ver los datos que FRISS procesa en cualquier momento y de forma gratuita y, si lo desea, puede modificar estos datos o los puede borrar. También puede decidir no recibir información sobre productos, servicios o contenido de FRISS. Si usted desea hacer uso de una de estas opciones, puede enviar un correo electrónico al Oficial de Protección de Datos de FRISS a privacy@friss.com o escribir a la siguiente dirección:

FRISS | fraude, mitigación del riesgo y cumplimiento normativo
A la atención de/de la Oficial de Protección de Datos
Orteliuslaan 15
3528 BA Utrecht
Holanda

1.11. FRISS como Procesador

FRISS también procesa la información en nombre de otros, denominados ‘Clientes’. Con el fin de ayudar a nuestros clientes con sus objetivos de negocio, FRISS procesa la información. Como tales, las necesidades de estos clientes deben satisfacerse con el fin de ejercer sus derechos. En caso de ponerse en contacto con nosotros en lo que respecta a los datos que procesamos en nombre de otros, lo ayudaremos a identificar y le enviaremos la información del controlador real de sus datos.

En caso de controversia
FRISS siempre hace todo lo posible para cumplir con toda la legislación vigente y lo ayuda ejercer sus derechos. En caso de que nosotros no fuéramos capaces de lograr una solución satisfactoria, puede presentar su reclamo ante las autoridades competentes. FRISS tiene su sede en Holanda, el responsable como Autoridad de Protección de Datos (DPA) es el Autoriteit Persoonsgegevens. Puede contactarse para presentar su reclamo en https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/klachtenformulier. En caso de no dominar la lengua holandesa, también puede comunicarse con las autoridades nacionales que remitirán su caso a las autoridades holandesas.

1.12. Lista de subprocesadores aprobados

*Por razones de seguridad, no revelamos el nombre del subprocesador que utilizamos internamente (por ejemplo, gestores contables) y, por lo tanto, dicha información sólo está disponible bajo pedido y una vez que usted haya suministrado la documentación pertinente.